Każdy praktyk zajmujący się na co dzień logistyką, zwłaszcza usługową, wie że TMS w logistyce transportu jest narzędziem tak samo niezastąpionym, jak ERP w zarządzaniu produkcją. System informatyczny usprawnia wykonywanie codziennych obowiązków, a niejednokrotnie stanowi o przewadze konkurencyjnej przedsiębiorstwa. Im więcej procesów obsługiwanych jest w sposób zautomatyzowany i przy wykorzystaniu zaawansowanych algorytmów w zakresie planowania i nadzoru nad zadaniami, tym jakość wykonanej pracy jest wyższa.
Schemat procesu logistycznego a systemy IT
Organizacja dostaw i sprawna dystrybucja jest bardzo skomplikowana. Liczba zmiennych i uwarunkowania procesu czynią całe zagadnienie wymagającym. W rzeczywistym świecie, przy wysyłce powyżej kilkudziesięciu przesyłek na dobę, człowiek nie jest w stanie optymalnie planować, tj. z uwzględnieniem wszystkich ograniczeń i najniższych kosztów.
Zależnie od sektora (produkcja, handel, usługi) do zarządzania wykorzystuje się systemy klasy ERP, WMS, TMS, spośród których realną specjalizacją w zakresie obsługi transportu wykazują się rozwiązania TMS (Transportation Management System). Sektor produkcji i handlu coraz częściej korzysta z oprogramowania TMS oraz aplikacji mobilnych. Celem jest automatyzacja i usprawnienie logistyki transportu oraz panowanie nad procesem dostawy i późniejszymi rozliczeniami.
Ze względu na oczekiwania rynku, brak wsparcia odpowiednim systemem, uniemożliwia konkurowanie z najlepszymi. Tym samym rozwiązaniem problemu jest więc decyzja o wdrożeniu TMS albo scedowanie odpowiedzialności na spedycję czy operatora logistycznego. Niekiedy wprowadzane jest również rozwiązanie pośrednie w postaci implementacji uproszczonego TMS z funkcją planowania transportów (łączenia przesyłek w trasy) i rozliczeniami usług przewoźników, w zamian za niższy koszt usług.
Rola systemu TMS w obsłudze procesu logistycznego
Profesjonalny TMS jest otwarty na dwustronną komunikację z systemami ERP oraz WMS, co zapewnia ciągły przepływ danych w czasie rzeczywistym. Skutkiem tego po stronie TMS jest wykonanie czynności stricte mu przynależnych, tj. planowania, kalkulacji kosztów, zlecenia usług, nadzoru nad realizacją i końcowego rozliczania.
Do podstawowych cech rozwiązań TMS należy zaliczyć elastyczność w odzwierciedleniu procesów planowania, realizacji i rozliczenia transportu, wspartych interfejsami elektronicznej wymiany danych (EDI). Takie działanie doskonale ilustruje pobieranie zamówień/dostaw/przesyłek oraz zwrotna informacja w zakresie statusów i POD. Na podstawie planowanej daty podjęcia lub dostawy zamówień i kolejnych statusów opisujących ich gotowość, system może wykonać w pełni automatyczne planowanie wykorzystując do tego algorytmy optymalizacji.
Celem procesu optymalizacji planowania jest najbardziej efektywne zorganizowanie podjęć i dostaw z uwzględnieniem zdefiniowanych ograniczeń i wag przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny. Przykładowe ograniczenia to harmonogram dostaw czy okna czasowe, sposób budowania nośników, wymagania dotyczące transportu, ograniczenia w dostępności do floty danego rodzaju, stawki. Oczekiwany efekt końcowy to realizacja wszystkich wymaganych podjęć i dostaw zgodnie z ich warunkami, z uwzględnieniem ograniczeń formalnych typu czas pracy kierowcy, po najniższym koszcie.
Planowanie logistyczne
Sam proces planowania może obejmować kilka elementów wykonywanych w jednym kroku, na który składają się: scalanie zamówień wg daty i adresu, zbudowanie jednostek logistycznych (np. palety, kartony i in.), zaplanowanie tras oraz ułożenie nośników na pojeździe z uwzględnieniem planu trasy, obciążenia osi/stron pojazdu czy możliwości piętrowania. Proces ten odbywa się na podstawie informacji o dostępności floty (własnej lub obcej określonego profilu) z wykorzystaniem mapy cyfrowej przeznaczonej dla transportu ciężarowego.
Po rozplanowaniu przewozów, nadchodzi czas na przygotowanie zleceń transportowych na tabor własny lub spedycyjny dla przewoźników. Transport może być realizowany w trybie podjęć i dostaw bezpośrednich, z wykorzystaniem sieci cross-docków lub we współpracy z operatorem paletowym albo paczkowym.
Kontrola nad łańcuchem dostaw poprzez system TMS
Jedną z ważniejszych kwestii na etapie realizacji dostawy jest zapewnienie stałego dostępu do informacji o towarze znajdującym się w aucie. W praktyce oznacza to konieczność bieżącego kontaktu z kierowcą. Optymalnie, gdy jest on zapewniony z poziomu systemu, np. przez wykorzystanie zintegrowanej aplikacji mobilnej, interfejs z systemem telematycznym przewoźnika lub systemem TMS operatora.
Za pomocą pozyskanych w ten sposób informacji, automatycznie nanoszone są odpowiedne statusy. Automatycznie generowane są też alerty w przypadku odstępstwa od założonych parametrów dostawy (planowane opóźnienie, jazda inną trasą niż zaplanowana, brak raportu podjęcia/ dostawy, dane raportowane przez kierowcę inne niż oczekiwane, przesyłanie statusów z innej lokalizacji niż ustalony adres podjęcia/ dostawy). Dzięki temu osoba sprawująca nadzór nad procesem transportowym może z wyprzedzeniem upomnieć kierowcę, powiadomić nadawcę/odbiorcę i ustalić z nim dalszy tok postępowania. Zbierane w systemie TMS dane trackingowe można udostępnić na stronie www, gdzie poza statusem pokazywana jest aktualna pozycja pojazdu, szacowany czas przyjazdu kierowcy oraz dokumenty potwierdzające dostawę.
Rozliczanie przewoźnika logistycznego
Do kluczowych obszarów systemu TMS, poza optymalizacją planowania i nadzorem nad realizacją podjęcia/ dostawy, należy rozliczenie przewoźników. Proces ten zaczyna się automatycznym naliczeniem wynagrodzenia przewoźnika z wykorzystaniem cenników. Po realizacji dostawy, dokumenty są skanowane i podpinane na portalu przewoźnika, dzięki czemu przyspieszany jest proces rozliczenia. Dodatkowo, zastosowanie kodów kreskowych na dokumentach przewozowych, umożliwia szybką identyfikację typu wymaganego dokumentu. Ostatnim krokiem jest automatyczne wygenerowanie rozliczenia przewoźnika dla tras, które posiadają status wykonania zadania i skompletowane dokumenty.
Rozliczenie można wysłać mailem jako specyfikację do zafakturowania przez przewoźnika lub wystawić fakturę w jego imieniu bezpośrednio w systemie TMS. Alternatywą jest udostępnienie tego procesu w module www. Tam działanie w zakresie rejestracji faktury na podstawie danych systemowych wykonuje przewoźnik. Jedno, jak i drugie podejście pozwala uniknąć wątpliwości związanych z przedmiotem faktury i ewentualnych korekt. Dodatkowo w przypadku wykorzystania platformy przewoźnik ma możliwość skorzystania ze skonta. Posiada też bieżący dostęp do informacji o planowanej dacie płatności, czy o statusie zapłaty.
Dodatkową korzyścią z prowadzenia rozliczenia przewoźników w systemie TMS jest możliwość analizy danych na poziomie kosztów dostawy pojedynczej przesyłki czy wręcz konkretnego zamówienia lub produktu. Umożliwia to szczegółową kontrolę nad kosztami i rentownością procesu dostaw, jak i produkcji.
Proces logistyczny w firmie – podsumowanie
Cały powyższy proces logistyczny zapisany jest w postaci wartości w bazie danych. Dane te dają praktycznie nieskończone możliwości w zakresie analiz. Poprawność przebiegu procesu, jego słabe punkty, zgodność z założeniami, osiągnięcie określonych celów – to wszystko można prześledzić za pomocą raportów, które to wartości związane z logistyką przekładają na język wskaźników.
Logistyka jest złożonym zagadnieniem, wymagającym dużego zaangażowania ludzi, sprzętu i czasu. Jednak nakłady te można zminimalizować dzięki wdrożeniu zaawansowanej technologii, która większą część procesu automatyzuje, eliminuje ludzkie błędy, dodatkowo pozwala przy zachowaniu jakości procesu na przesunięcie części prac poza organizację. Sprawdź naszą ofertę: Program dla spedycji i firm transportowych | Oprogramowanie do planowania dostaw | Spedycja morska i lotnicza | Mapa dla ciężarówek | Oprogramowanie do planowania tras | Portal przewoźników | Aplikacja mobilna dla firm transportowych i spedycyjnych | Program do tworzenia deklaracji intrastat | Oprogramowanie do zgłoszeń celnych
